启用出国境网上审批系统 高效快捷服务师生

发布者:李花发布时间:2019-04-10浏览次数:452

启用出国境网上审批系统 高效快捷服务师生

一、实施背景

随着我校跨国(境)交流与合作快速发展,国际化已成为学校实现内涵发展的必然要求,国际化办学程度已成为评价学校办学水平的一项核心指标,学校办学的国际化更依托师生的交流和项目的合作来推进,并且集中于由教职工及学生短期因公出国(境)来实现。

因公出国(境)管理包含以下几个基本环节:核准单位年度出访计划及预算、审批出访任务、审批出访人员、办理颁发因公证照、统一申办签证或签注、集中管理因公证照、总结报告等。20178月,按国家及教育部相关文件,及时修订了《东南大学因公出国(境)审批管理办法》,加强因公出国(境)的审批及管理,如何让申报出国师生少跑腿,在加强管理,不违反国家规定的同时减少审批的流程,成为国际合作处的重点工作,在此背景下,国际合作处于2018年推出师生因公出国(境)网上申报审批系统,方便校内师生的因公出国(境)管理与服务工作。

二、客观需求

依据国家政策,出国(境)任务审批环节较之前得到了细化和强化,大量的工作也伴随而来,加上全校国际化进程的不断推进,因公出国(境)工作量不断增长。国际合作处办公室近二十年来只有三位工作人员,但工作量比十年前增加了近五倍,这就要求办公室改进工作方式,优化校内办事流程,提高工作效率,提升服务质量。信息透明化、流程信息化对于提升因公出国(境)管理工作成效起到尤为重要的作用,能有效支持高校人员开展国际学术交流与合作,促进办学国际化水平的提升。

2016年以后,学校每年因公出国(境)教师突破1000人次,学生因公申报人数更是不断增长,在原纸质申报的过程中,师生申报表上报国际合作处前,至少要跑学院、人事(组织)、保密等单位签字盖章,流程冗长,给师生带去很多困扰,影响了师生的正常工作。在此情况下,国际合作处推出网上申报审批流程,提升办公室与师生双方的工作效率,切实解决师生的难题。

三、实施办法

20186月,教师因公出国(境)申报审批系统先行上线,12月,学生因公出国(境)申报审批系统随之上线,截至目前,线上已受理申报1000多位教师的因公出国(境)的审批,工作人员每天第一时间上线处理师生的出国申请,如有问题与申请老师及时沟通。在网上系统审批工作中,国际合作处与学校各院系、人事处、组织部、保密办、党办、研究生院、教务处、财务处等多个部门及时沟通,高效联动,工作面貌焕然一新。

国际合作处按规定将交还回来的护照(证件)及时做登记编号并入库,专人负责保管,此工作办法使教师不用经常到外办查借护照,未及时归还护照的,系统上也有提醒,使因公护照及时入库。

办公室在为学校师生办理出国(境)手续的过程当中,一直注重向赴外人员宣讲保密事项,系统应用后,办公室将保密工作的相关要求放置在系统中进行公告,方便相关人员了解。

如有师生还不知道线上提交申请获得审批这一办法,现网上办事大厅的提醒功能已上线,短信提醒功能也即将投入应用,帮助扩大系统的应用范围。

四、实施意义

(一)减少了师生申报的工作量。师生在网上5分钟就可以了解并做好出国的申报,审批过程一目了然,且能留档,方便复查

(二)帮助师生及时且全面地了解国家相关政策。由于对国家及学校的相关政策的了解不及时不详细,加上国家的因公赴外政策也在不断变化,常会出现师生申报与政策不相符的情况(如申报的时间长短、邀请函不规范、大团组未事前申报等等),由此,在系统中上传相关的文件,帮助师生悉知国家政策,按相关规定来如实申报出国(境),也能节省办公室与师生双方的工作量。

(三)使工作人员可把更多精力投入服务中。该系统的应用是办公信息化的具体体现,办公信息化卸下了工作人员不必要的负担,使他们能以饱满的精神面貌面对师生,面对工作,此外,通过系统数据的分析和挖掘,国际合作处还能为学校推进国际化提供意见。

五、阶段成果

首先,系统应用后,至少减少了师生原申报过程的一半以上的时间,这些时间在以前主要是师生在各办公室之间奔波的时间。其次,工作流程公开化、透明化,审批方和申请方时时掌握审批的过程,师生省去了不必要的担心,更好地投入到科研工作中。最后,申请审批流程信息化工作的一个重点就是信息化和个人化师生的申请和个人信息,这加强了师生档案的保密性,也有助于工作人员对此进行查阅。综上,截至目前,出国(境)网上申报审批系统得到了师生和工作人员的高度评价。

六、后续工作

教师因公出国(境)按国家规定,需办理因公证照及统一办理因公签证手续,每年教师出国(境)涉及一百多个国家与地区,各国签证手续不同且时有变化,这就需要及时提前了解掌握签证动态以告之老师方便准备签证材料。老师在办理有些国家的签证材料手续很复杂,下一步工作就是要将各国签证要求及填写样表及时上传至系统,使教师在办理签证手续时,减少错误,及时送签。此工作量较大,可先做好签证量较大的国家。

系统刚刚应用,页面布局可能还存在不便于理解和使用的问题,国际合作处将与网络中心共同商议,改善这一问题。

现学校每年度有1500多人次教师和2000多人次学生的因公出国(境)任务,出国(境)网上申报审批系统的应用帮助国际合作处能对师生每一笔出国(境)任务都认真办理,真诚服务,这得到了师生的一致好评。接下来,国际合作处还要再接再厉,努力做好师生出国(境)的管理与服务工作,为办学国际化建设贡献最大的努力。